Soporte

Antes de instalar PLYCA-Empresas deberá asegurarse de que cumple los requisitos necesarios.

PLYCA-Empresas podrá ser descargado desde la opción de menú Descarga de Software del portal de licitación.

• Instalación en Windows:
  1. Descarga la aplicación desde el portal de licitación.
  2. Una vez descargado, haga clic sobre el instalador.
  3. Una vez instalado, la aplicación se abrirá automáticamente.
• Instalación en MacOS:
  1. Descarga la aplicación desde el portal de licitación.
  2. Una vez descargado, haga clic sobre el instalador. Aparecerá entonces un mensaje de Java de instalación similar a este. Haga click sobre Ejecutar. 
  3. Es posible que deba permitir la instalación de esta aplicación ya que proviene de un desarrollador no identificado desde el panel de Seguridad y privacidad encontrado en Preferencias del sistema.
  4. Una vez instalado, la aplicación se abrirá automáticamente.

Las diferentes opciones de acceder a PLYCA-Empresas una vez instalado son las siguientes :

• Seleccionando un sobre electrónico. Una vez tengamos almacenado en nuestra máquina local un sobre electrónico (un fichero con extensión .paxe), haciendo doble click sobre el mismo se nos abrirá la aplicación de PLYCA-Empresas. Por defecto, los ficheros .paxe estan vinculados con la aplicación PLYCA-Empresas.
• Mediante el acceso directo en el Escritorio. En el momento de la instalación de la aplicación de PLYCA-Empresas automáticamente se crea un acceso directo en su Escritorio.
• Desde el menú de aplicaciones de Windows o Mac. Desde el menu podrá acceder a la aplicación PLYCA-Empresas.

Video de ejemplo:

Una vez rechazada una notificación, ya no es posible acceder a su contenido desde la plataforma.

Para recuperar el acceso, deberá ponerse en contacto con el organismo emisor y solicitar que le envíen la notificación nuevamente.

Cuando reciba la nueva notificación, podrá acceder a su contenido con normalidad.

Habitualmente el sobre electrónico contendrá una única carpeta en la que incluir la documentación, aunque en determinadas ocasiones como es el caso de las ofertas, la documentación deberá ser incorporada en distintas carpetas, una por cada uno de los sobres definidos en pliegos. Las carpetas que se encuentran en el sobre electrónico deben coincidir siempre con los sobres definidos en los pliegos. Como se puede observar en la imagen de abajo, en la parte superior se encuentra la información de la empresa que está presentando la oferta así como cierta información expediente y un link de acceso al expediente en el portal de licitaciones:

Podrá encontrar ayuda acerca de la obligatoriedad de los documentos solicitados, así como de la necesidad de que estos vayan firmados. Dicha ayuda aparecerá en el panel informativo inferior, y podrá ser ampliada pulsando sobre el enlace “Ver más…”. Esto es muy importante, dado que hay ficheros/documentos que no tienen que ir firmados, bien porque no sea necesario, o bien porque dificulten su lectura al ir firmados.

En este sentido, el tamaño máximo del sobre completo debería venir especificado en los pliegos de la licitación. En caso de que se supere este límite es posible que no se pueda validar la firma correctamente. En caso de que el tamaño total del sobre sea superior al permitido, deberá ponerse en contacto con el organismo para que le indiquen medios alternativos de entrega para la documentación extra. Tenga en cuenta que el tamaño máximo para un fichero firmado es de 8MB.

La aplicación mostrará los documentos sobre los cuales habrá que realizar alguna acción, esto es anexar o firmar el documento, mediante el icono . Junto a este icono, tendrá las siguientes acciones posibles a realizar:

•    Anexar/firmar documento (En caso de ser la oferta económica, se abrirá una plantilla por defecto.)
•    Modificar documento (En caso de no estar firmado)
•    Eliminar documento

Adicionalmente, junto a cada documento se mostrarán los siguientes iconos informativos:

•   Documento pendiente de anexar
•   Documento anexado
•   Documento firmado

En caso de que el documento sea un contrato o la oferta, en los cuales se tiene la posibilidad de usar una plantilla a elección del organismo público, no se podrán borrar ni tampoco se podrán editar una vez firmados. En caso de que se haya equivocado en alguno de estos documentos y ya se haya realizado la firma de los mismos, se recomienda volver a descargar y empezar cumplimentar de nuevo el sobre electrónico.

El grado de avance de cada carpeta se irá actualizando a medida que se va incorporando la documentación solicitada. Dicho grado de avance será visible junto a la descripción de la carpeta.

En cualquier momento podrá pulsar el botón continuar, en caso de que no se haya cumplimentado completamente el sobre electrónico la aplicación le avisará de las acciones pendientes en una nueva pantalla desde la que también podrá anexar o firmar los documentos pendientes.

Se recomienda Guardar como… a la hora de finalizar la cumplimentación para guardar el estado actual del sobre electrónico antes de la firma con el fin de poder consultar el contenido de los documentos adjuntados en el sobre en un futuro.  En caso de querer firmar los documentos por varias personas, se requiere guardar el sobre antes de la firma del mismo y después de la firma de los documentos para que se pueda realizar la firma de los documentos por parte de la segunda persona.  Esto se debe a que una vez cerrado el sobre, los documentos se cifran por lo cual no podrán consultarse a través del sobre.

Una vez cumplimentado el sobre electrónico, se procederá a la generación del sobre electrónico. Este proceso consiste en la firma por parte del representante de la empresa de la totalidad del sobre electrónico, garantizando la Integridad de la documentación aportada.

Una vez generado el sobre, se mostrará un mensaje confirmando que la generación ha sido correcta y podrá ver que ya se permite permite realizar la presentación telemática del sobre.

Para la presentación telemática del sobre, se debe firmar el sobre con un certificado digital que le identifique como representante de la empresa en la plataforma correspondiente (debe estar dado de alta como apoderado de la empresa en el portal para poder realizar el envio).

Una vez realizado el envío del sobre electrónico correctamente se le mostrará una pantalla en la que podrá descargar el justificante de registro que le garantiza la entrega de la documentación. En cualquier caso dicho justificante estará disponible en el área privada del Portal de Contratación y Licitación, consultando el detalle de la respuesta a la comunicación de la cual se descargó el sobre electrónico. Dentro de la sección tendrá el justificante y la huella electrónica donde podrá comprobar el nombre de los ficheros/documentos que entregó al realizar la oferta.

El envío del sobre electrónico solo se puede realizar por un usuario pero puede ser necesario que varios usuarios realicen la firma de los ficheros incluidos en el sobre o del propio sobre. Para ello deberá seguir los siguientes pasos en caso de que dos usuarios tengan que firmar los ficheros y el sobre (el proceso será similar en caso de que sean mas de dos usuarios):

1. Descargar el sobre desde el portal de licitaciones correspondiente por el usuario 1.
2. Incluir y firmar los ficheros del sobre por el usuario 1.
3. Guardar el estado actual del sobre una vez firmado los ficheros y enviar el sobre guardado al usuario 2 por métodos electrónicos (email, pendrive, etc…).
4. El usuario 2 debe firmar los ficheros del sobre firmados previamente por el usuario 1.
5. (Nota) No importa quien incluye los ficheros en el sobre o el orden de firma de los ficheros.
6. Una vez incluidos y firmados todos los documentos por ambos usuarios, uno de los usuarios debe proceder a realizar la firma del sobre.
7. El usuario 2 realiza la firma del sobre. Posteriormente guarda el estado actual del sobre y lo envía al usuario 1 por métodos electrónicos (email, pendrive, etc…).
8. El usuario 1 realiza la firma del sobre. Después de la firma de ambos usuarios, se puede realizar el envío del sobre.
9. (Nota) No importa quien realice el envío del sobre o el orden de la firma del sobre.

Esto es un ejemplo de los pasos a seguir. No es necesario que el sobre se firme por varios usuarios en caso de que los ficheros si que se hayan firmado por mas de un usuario y viceversa. Si la firma debe realizarse por mas de dos usuarios, el proceso es muy similar incluyendo mas usuarios.

1. Acceda al portal de licitaciones.
2. Vaya a Mis expedientes.
3. Seleccione el expediente correspondiente.
4. Entre en el apartado Comunicaciones.
5. Haga clic en el asunto del sobre electrónico.

En esta comunicación podrá consultar:

• El sobre electrónico enviado.
• La huella electrónica (si corresponde a una presentación de oferta).
• El justificante de entrega.

La huella electrónica incluye el listado de todos los archivos adjuntos que forman parte del sobre electrónico.

Ubicación de la copia de seguridad de los documentos

Antes de firmar y enviar un sobre electrónico, la aplicación crea automáticamente una copia de seguridad de los archivos incluidos.

Por defecto, estos documentos se guardan en la siguiente ubicación:

C:\Usuarios[NombreDeUsuario]\Plyca-Empresas[NúmeroDeExpediente]

Importante: esta carpeta solo almacena los documentos asociados a la presentación de ofertas. No se guardarán aquí los archivos enviados en otros tipos de sobres, como subsanaciones o documentación requerida para la adjudicación.

Puede verificar el envío de dos formas:

Opción 1: Revisar el justificante de entrega

Al enviar el sobre electrónico, el sistema genera automáticamente un justificante de entrega. Si dispone de este documento, el envío se ha realizado correctamente.

Opción 2: Consultar el expediente en el portal

1. Acceda al portal de licitaciones e identifíquese con su usuario.
2. Entre en Mis comunicaciones.
3. Localice el expediente correspondiente.
4. Haga clic en el enlace del expediente.
5. Acceda a la pestaña Comunicaciones.
6. Seleccione el sobre electrónico enviado (por ejemplo, Sobre electrónico de presentación de ofertas).

Si el envío se ha completado correctamente, podrá consultar los siguientes documentos:

• Huella electrónica (solo para la presentación de ofertas).
• Justificante de registro.
• Sobre electrónico PLYCA-Empresas.

¿No encuentra los documentos?

Antes de la firma y envío del sobre, la aplicación crea una copia de seguridad automática de los archivos incluidos.

Por defecto, estos documentos se guardan en:

C:\Usuarios[NombreDeUsuario]\Plyca-Empresas[NúmeroDeExpediente]

Importante: esta carpeta solo contiene los archivos asociados a la presentación de ofertas. No incluye documentos enviados en subsanaciones ni en otros trámites posteriores.